Навчальна відпустка працівника: кому надати, як оплатити та чи можна відмовити
Навчальна відпустка (у законодавстві — відпустка у зв’язку з навчанням; її ще називають учбовою відпусткою, відпусткою на навчання чи відпусткою по навчанню) — це додаткова оплачувана відпустка, що надається працівникам, які поєднують роботу з навчанням, у випадках і на умовах, передбачених законодавством. Тож у статті говоримо про умови надання, тривалість таких відпусток і чи може роботодавець відмовити в наданні таких відпусток, а також про особливості їх оплати.
Кому надають навчальну відпустку
Додаткові оплачувані відпустки у зв’язку з навчанням надають працівникам, які успішно навчаються:
у середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах — відповідно до ст. 211 КЗпП та ст. 13 Закону про відпустки;
на вечірніх відділеннях професійно-технічних навчальних закладів — відповідно до ст. 213 КЗпП та ст. 14 Закону про відпустки;
без відриву від виробництва у закладах вищої освіти, закладах післядипломної освіти та аспірантурі на вечірній та заочній формах навчання — відповідно до ст. 216 КЗпП та ст. 15 Закону про відпустки.
Ці правила стосуються працівників за основним місцем роботи.
Для сумісників діють окремі правила. За основним місцем роботи оплачувану навчальну відпустку надають в обов’язковому порядку. За неосновним місцем роботи навчальна відпустка також надається в обов’язковому порядку, але без збереження заробітної плати — на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи. Це передбачено п. 14 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Причина — середня зарплата за такими працівниками зберігається лише за основним місцем роботи згідно зі ст. 217 КЗпП. Додатково з цього приводу див. лист Мінпраці від 16.05.2006 р. № 172/13/116-01.
Які умови потрібно виконати для надання навчальної відпустки
На практиці найчастіше роботодавці стикаються з навчальними відпустками працівників, які навчаються у закладах вищої освіти (ЗВО), тож далі про них і йтиме мова.
Передусім заклад освіти повинен мати ліцензію на провадження освітньої діяльності. Це випливає з пп. 7 п. 1 ст. 1 Закону № 1556. Інформацію про наявність ліцензії можна знайти на сайті Єдиної державної електронної бази з питань освіти.
Форма власності закладу освіти значення не має. Також не має значення, чи відповідає спеціальність, яку здобуває працівник, потребам або профілю підприємства.
Підставою для надання оплачуваної навчальної відпустки, крім заяви працівника, є довідка-виклик за формою № Н-5.01, затвердженою наказом МОН від 21.06.2023 р. № 775. Довідка-виклик має бути засвідчена підписом відповідної посадової особи та печаткою закладу освіти. У кадровій практиці цей документ зазвичай називають викликом на сесію.
Успішність підтверджує саме довідка-виклик. Мінпраці та Мінсоцполітики свого часу звертали увагу на це питання: вимагати від працівника або закладу освіти окрему довідку про відсутність академічної заборгованості неправомірно. Тож якщо працівник надав належну довідку-виклик, він має право на навчальну відпустку. Це підтверджується, зокрема, листом Мінпраці від 06.09.2005 р. № 09-402 та листом Мінсоцполітики від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13.
Якщо ж працівник має заборгованість за навчальним планом, він може оформити відпустку без збереження зарплати або скористатися частиною щорічної відпустки.
Скільки триває навчальна відпустка
Тривалість учбової відпустки для працівників, які навчаються у закладах фахової передвищої та вищої освіти, залежить від форми та курсу навчання. Загальні правила визначають ст. 216 КЗпП та ст. 15 Закону про відпустки.
Для перших двох курсів тривалість становить:
Для третього та наступних курсів:
Окремо законодавство визначає тривалість навчальної (учбової) відпустки на період державної підсумкової атестації та державного кваліфікаційного іспиту — 30 календарних днів, а для підготовки й захисту дипломного проєкту, дипломної чи творчої роботи — два місяці для здобувачів закладів фахової передвищої освіти та чотири місяці для здобувачів закладів вищої освіти.
Є й окремі правила для тих, хто здобуває другу (наступну) вищу освіту, а також для працівників, які навчаються за напрямами, де навчальний процес має свої особливості.
Для працівників, які навчаються у закладах фахової передвищої та вищої освіти з вечірньою і заочною формами навчання, де навчальний процес має свої особливості, діє Порядок № 634. Він передбачає додаткові відпустки для окремих напрямів підготовки, зокрема культури, театрального мистецтва, кіно-телемистецтва та філології.
Працівник здобуває другу вищу чи творчу спеціальність? Перевірте, скільки днів відпустки надати
Як визначити тривалість навчальної відпустки в таких випадках, щоб не надати зайвих днів і не порушити права працівника, — у статті LIGA360 «Навчальна відпустка працівникам: кому, коли й на скільки».
Які особливості навчальної відпустки
Навчальна відпустка має низку особливостей.
Її не можна переривати через відкликання працівника з відпустки. Правила відкликання, передбачені для щорічної відпустки, на навчальну відпустку не поширюються.
У мирний час навчальна відпустка не продовжується на святкові та неробочі дні. На період воєнного стану питання святкових і неробочих днів не має практичного значення.
Навчальна відпустка не компенсується в разі звільнення. Це випливає зі ст. 11 Конвенції № 132, про що йшлося в публікації «Навчальна відпустка під час завершення строкового договору: як діяти роботодавцеві».
Також навчальну відпустку не можна поділити на частини або перенести на інший рік. Її використовують у межах, визначених закладом освіти та зазначених у довідці-виклику. За заявою працівника відпустка може бути меншою, ніж зазначено в довідці-виклику.
Якщо навчальна відпустка збігається зі щорічною, щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший період або продовженню відповідно до п. 4 ч. 2 ст. 80 КЗпП та п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки.
Зокрема, допомога по тимчасовій непрацездатності за період навчальної відпустки не надається відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 16 Закону № 1105. Якщо ж ситуація навпаки — навчальна відпустка припадає на період хвороби, то її можна надати лише після закриття листка непрацездатності.
У разі якщо працівник навчається одночасно у двох ЗВО на різних курсах, то навчальну відпустку потрібно надавати з урахуванням того, щоб період навчальної відпустки в одному ЗВО не збігався з іншим ЗВО.
Навчальна відпустка працівнику в нетиповій ситуації? Знайдіть відповідь в експертних розборах
У LIGA360 для кадровиків і бухгалтерів доступна ціла серія аналітичних матеріалів про навчальну відпустку — для випадків, на які загальні правила не дають прямої відповіді.
Як оформити навчальну відпустку
Алгоритм оформлення простий.
Спочатку працівник подає роботодавцеві заяву на навчальну відпустку та додає виклик на сесію — довідку-виклик за формою № Н-5.01. У довідці-виклику має бути зазначена, зокрема, форма навчання.
Якщо працівник навчається за вечірньою або заочною формою і має право на оплачувану навчальну відпустку, роботодавець видає наказ на навчальну відпустку.
Оформіть наказ на навчальну відпустку за готовим зразком
Зразки заяви на навчальну відпустку, яку подає працівник, і наказу про її надання — у статті LIGA360 «Навчальна відпустка працівникам: кому, коли й на скільки». Залишиться лише вписати дані.
На підставі наказу обчислюють суму оплати навчальної відпустки. За час відпустки виплачують до її початку, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).
Після завершення навчальної відпустки працівник має надати роботодавцеві довідку про участь у сесії із зазначенням дат прибуття до закладу освіти та вибуття з нього. Така довідка підтверджує правомірність надання навчальної відпустки. Додатково це питання розглядалося у листі Мінсоцполітики від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13.
Чи є особливості надання навчальних відпусток під час воєнного стану
За загальним правилом, якщо працівник подав заяву з проханням надати навчальну відпустку та довідку-виклик, роботодавець зобов’язаний надати оплачувану навчальну відпустку. Відмовити через виробничу необхідність не можна.
Проте під час воєнного стану діють спеціальні правила.
Згідно з ч. 2 ст. 12 Закону № 2136 роботодавець може відмовити працівникові у наданні будь-якого виду відпустки, якщо працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконує мобілізаційне завдання (замовлення). Винятки стосуються відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Отже, сам факт дії воєнного стану не означає, що роботодавець може відмовити у навчальній відпустці будь-якому працівникові.
Є також спеціальне правило щодо оплати. За ч. 1 ст. 12 Закону № 2136у період дії воєнного стану надання працівникові будь-якого виду відпустки понад щорічну основну відпустку, за рішенням роботодавця, може здійснюватися без збереження заробітної плати.
Ця норма дозволяє (прим. авт. — а не зобов’язує) роботодавцю в період дії воєнного стану, ухвалити рішення про надання навчальної відпустки без збереження заробітної плати. Конституційний Суд у рішенні від 19.05.2026 р. № 3-р/2026 визнав відповідне положення конституційним.
На думку Мінекономіки, якщо роботодавець приймає рішення про надання такої відпустки без збереження зарплати, він має обґрунтувати необхідність цього та документально підтвердити обставини, які її спричинили (див. лист Мінекономіки від 28.01.2024 р. № 4706-05/6893-09).
Які особливості навчальної відпустки для військовослужбовців
Це питання регулюється не трудовим законодавством, а спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема Положенням № 1153/2008.
Більшості категорій військовослужбовців закон дозволяє навчатися в закладах вищої освіти без відриву від служби (п. 1 ст. 13 Закону № 2011). А під час воєнного стану військовослужбовцям віком від 18 до 25 років, які не мають вищої освіти й навчаються в закладах вищої або фахової передвищої освіти (крім вищих військових навчальних закладів і військових навчальних підрозділів ЗВО), надається відпустка у зв'язку з навчанням за ст. 15 Закону про відпустки (п. 18 ст. 101 Закону № 2011).
Водночас, за роз’ясненням Сумського обласного ТЦК та СП, статус студента не дає військовому права самостійно залишати службу на час сесії.
Якщо для складання сесії потрібно бути фізично присутнім в університеті, питання необхідно завчасно погодити з командуванням і належно оформити.
А якщо командир не погоджує відсутність — це не означає, що військовий повинен кинути навчання. Насамперед варто з’ясувати в університеті можливість дистанційного складання, індивідуального графіка або перенесення навчальних заходів.
Як табелювати навчальну відпустку
Оплачувану навчальну відпустку в Табелі обліку використання робочого часу позначають буквеним кодом «Н» або цифровим кодом «12».
Якщо працівникові надано відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням, використовують буквений код «НБ» або цифровий код «13».
Що загрожує за відмову в навчальній відпустці
За відмову в наданні навчальної відпустки передбачено штрафні санкції:
Для роботодавця за порушення інших вимог законодавства про працю передбачено штраф відповідно до абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП — в розмірі однієї мінімальної зарплати. Протягом 2026 року це 8647 грн. Водночас у період дії воєнного стану, якщо припис про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки Держпраці, виконано в повному обсязі та у встановлений строк, штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовують згідно з ч. 3 ст. 16 Закону № 2136.
Для посадових осіб підприємства передбачено адміністративний штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 510 до 1700 грн (ч. ч. 1, 2 ст. 41 КУпАП).
Як оплачується навчальна відпустка
На час додаткових відпусток у зв’язку з навчанням (ст. ст. 211, 213, 216 КЗпП) за працівниками за основним місцем роботи зберігається середня заробітна плата (ст. 217 КЗпП).
Розрахунок середньої зарплати для оплати відпустки у зв’язку з навчанням здійснюють відповідно до Порядку № 100 за тією самою процедурою, що й для оплати відпускних за період щорічної відпустки.
Як і щодо інших відпусток, заробітну плату працівникам за час навчальної відпустки виплачують до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором (ст. 21 Закону про відпустки).
Середню зарплату визначають за виплатами за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).
Під час дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовують. Тому святкові й неробочі дні не виключають із розрахункового періоду, а враховують як звичайні календарні дні. Це стосується й випадків, коли керівник підприємства визначив певний день додатковим вихідним (скажімо, Новий рік чи День Незалежності).
Суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (лікарняні) включають до сукупного доходу за розрахунковий період, а дні хвороби не виключають із загальної кількості календарних днів.
Інші правила діють для періодів, коли працівник не працював і не отримував заробітку або отримував його частково.
Відповідно до абз. 6 п. 2 Порядку № 100 із розрахункового періоду виключають час, протягом якого працівник не працював із поважних причин і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.
Зокрема, це може бути простій не з вини працівника, оплачений у розмірі не нижче ніж дві третини тарифної ставки (окладу) відповідно до ч. 1 ст. 113 КЗпП. Такий підхід підтверджено листом Мінпраці й соцполітики України від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07.
Натомість простій не з вини працівника, оплачений за середнім заробітком згідно з ч. 3 ст. 113 КЗпП, із розрахункового періоду не виключають (лист Мінекономіки від 29.07.2020 р. № 3512-06/46975-07).
Також із розрахункового періоду виключають час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника, зокрема періоди перебування:
у відпустці без збереження заробітної плати;
у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років;
на військовій службі без збереження середнього заробітку;
унаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Це випливає зі ст. 181 КЗпП і ст. 20 Закону про відпустки, які передбачають можливість використання такої відпустки повністю або частково в межах установленого періоду. Після завершення навчальної відпустки відпустку для догляду за дитиною можна поновити.
Як розрахувати оплату навчальної відпустки: приклад
Переходячи безпосередньо до розрахунків, припустімо, працівник працює на підприємстві з 20 липня 2023 року. Він надав довідку-виклик на навчальну сесію з 5 по 16 жовтня 2026 року — на 12 календарних днів. Його посадовий оклад із 2025 року становить 30 000 грн.
Розрахунковий період — із 1 жовтня 2025 року по 30 вересня 2026 року.
Середньоденна зарплата становитиме:
Сума оплати навчальної відпустки за 12 календарних днів:
Однак цей алгоритм не можна механічно застосовувати до всіх працівників. Якщо працівник працює менше ніж рік, то розрахунковий період буде коротшим. А якщо заробітку протягом розрахункового періоду не було, середню зарплату визначають за іншими правилами.
Розрахуйте оплату навчальної відпустки, коли загальна формула не підходить
Як розрахувати оплату навчальної відпустки працівнику, який відпрацював менше року чи не мав заробітку в розрахунковому періоді, — покроково в статті LIGA360 «Навчальна оплачувана відпустка: практичні приклади обчислень».
Якщо працівник не мав заробітку або розрахункового періоду
Коли протягом розрахункового періоду працівник не мав зарплати, наприклад через відпустку для догляду за дитиною до 3 років, відпускні розраховують відповідно до абз. 3 п. 4 Порядку № 100 — виходячи з тарифної ставки або посадового (місячного) окладу. Це підтверджує лист Мінпраці та соцполітики України від 08.11.2004 р. № 18-561.
Наприклад, працівниця надала довідку-виклик на сесію, яка триватиме з 05 по 16 жовтня 2026 року (12 к. дн.). Із січня 2025 року вона перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Посадовий оклад працівниці — 30 000 грн.
Розрахунковий період: з 01 жовтня 2025 року по 30 вересня 2026 року.
Визначаємо середньоденну зарплату так:
Сума оплати 12 к. дн. навчальної відпустки:
Результат збігається з першим прикладом, бо там працівник протягом усього розрахункового періоду отримував лише оклад 30 000 грн. Якби в розрахунковому періоді були премії чи інші виплати, суми відрізнялися б.
Якщо ж працівника прийняли на роботу незадовго до початку навчальної відпустки й у нього немає жодного відпрацьованого місяця, застосовують абз. 8 п. 2 Порядку № 100. Згідно з цією нормою, за відсутності розрахункового періоду середню зарплату обчислюють відповідно до абз. 3-5 п. 4 Порядку № 100.
Тобто розрахунок проводять на підставі встановленої працівникові в трудовому договорі тарифної ставки або посадового окладу.
Якщо навчальна відпустка переходить на інший місяць
Навчальна відпустка може охоплювати два календарні місяці. Наприклад, працівник іде на сесію з 26 жовтня по 6 листопада 2026 року включно.
Якщо посадовий оклад працівника становить 50 000 грн, а розрахунковим періодом є 12 місяців із 1 жовтня 2025 року по 30 вересня 2026 року, середньоденна зарплата дорівнюватиме:
Оплата навчальної відпустки за 12 календарних днів становитиме 19 725,96 грн, зокрема:
за 6 днів жовтня — 9 862,98 грн;
за 6 днів листопада — 9 862,98 грн.
За роз’ясненнями Мінсоцполітики в листах від 01.12.2016 р. № 1623/13/84-16 та від 26.10.2016 р. № 1475/13/84-16, якщо працівник поєднує щорічну основну й додаткову навчальну відпустки, розрахунковий період визначають окремо для кожної відпустки — залежно від місяця її початку.
Нараховуєте оплату навчальної відпустки в нестандартній ситуації? Звірте розрахунок із готовими прикладами
У LIGA360 є експертні статті для бухгалтерів про оплату навчальної відпустки — з покроковими розрахунками для випадків, де загальна формула не працює.
Хто оплачує проїзд до закладу освіти
Якщо заклад вищої освіти розташований в іншому населеному пункті, дні перебування працівника в дорозі не оплачують. Водночас за період навчальної відпустки працівник отримує оплату в установленому порядку.
Крім того, ст. 219 КЗпП передбачає часткову оплату проїзду. Працівникам, які навчаються у закладах вищої освіти за вечірньою та заочною формами навчання, роботодавець оплачує один раз на рік проїзд до місця розташування закладу освіти й назад у розмірі 50 % вартості проїзду:
на настановні заняття, для виконання лабораторних робіт і складання заліків та іспитів;
для підготовки й захисту дипломного проєкту (роботи) або складання державних іспитів.
Щоб отримати часткову компенсацію, працівник зазначає відповідне прохання в заяві про навчальну відпустку. Роботодавець видає наказ, у якому доручає бухгалтерії оплатити 50 % вартості проїзду. Виплату здійснюють після завершення навчальної відпустки, коли працівник надасть проїзні документи.
Поширені запитання
Йдеться про абсолютно різні за своєю природою відпустки, бо: — навчальна відпустка — це додаткова оплачувана відпустка, що надається працівникам, які поєднують роботу з навчанням, у випадках і на умовах, передбачених законодавством; — академічна відпустка — це перерва у навчанні у зв’язку з обставинами, які унеможливлюють виконання освітньої (наукової) програми (за станом здоров’я, призовом на строкову військову службу у разі втрати права на відстрочку від неї, сімейними обставинами тощо) ( ч. 2 ст. 46 Закону № 1556).
Право на відпустку у зв’язку з навчанням мають працівники, які успішно навчаються у вечірніх загальноосвітніх школах, закладах професійно-технічної та вищої освіти, закладах післядипломної освіти й аспірантурі за відповідними формами навчання (ст. 211 , ст. 213 , 216 КЗпП; ст. 13 — 15 Закону про відпустки). Підставою для її надання є заява працівника та виклик на сесію від закладу освіти.
За загальним правилом оплачується, але в період воєнного стану роботодавець може ухвалити рішення щодо надання працівнику навчальної відпустки без збереження заробітної плати. Однак таке рішення має бути обґрунтованим.
Так, якщо працівник навчається за вечірньою чи заочною формою, а сесія лише проходить дистанційно: онлайн-формат сесії права на оплачувану навчальну відпустку не позбавляє. Інша ситуація — дистанційна форма здобуття освіти: на неї ст. 15 Закону про відпустки не поширюється, бо гарантує відпустку лише за вечірньою та заочною формами.
Тривалість відпустки на навчання для працівників, які навчаються у закладах фахової передвищої та вищої освіти, залежить від форми, мети та курсу навчання. Зазвичай це від 10 до 40 календарних днів залежно від курсу та форми навчання, на період державної атестації — 30 календарних днів, а на підготовку й захист дипломної роботи — два місяці (заклади фахової передвищої освіти) або чотири місяці (заклади вищої освіти). Загальні правила визначають ст. 216 КЗпП та ст. 15 Закону про відпустки.
Якщо відмова не пов’язана з залученням працівника до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконанням мобілізаційного завдання (замовлення), то потрібно нагадати роботодавцеві про відповідальність згідно з абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП та ч. ч. 1, 2 ст. 41 КУпАП. Або ж звернутися до Держпраці.
Правовий глосарій
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
2. КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
3. Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
4. Закон № 1556 — Закон України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 р. № 1556-VII.
5. Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
6. Закон № 2136 — Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX.
7. Конвенція № 132 — Конвенція 132 про оплачувані відпустки (переглянута в 1970 році) від 24.06.70 р. (ратифікована 29.05.2001 р.).
8. Порядок № 634 — Порядок тривалості та умов надання щорічних відпусток працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, де навчальний процес має свої особливості, затверджений постановою Кабміну від 28.06.97 р. № 634.
9. Положення № 1153/2008 — Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затверджене Указом Президента України від 10.12.2008 р. № 1153/2008.
10. Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабміну від 08.02.95 р. № 100.
11. Закон № 2011 — Закон України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей» від 20.12.91 р. № 2011-XII.